Funciones de los Secretarios

La Ley Orgánica del Poder Judicial establece:

“… Artículo 60. El Poder Judicial se ejerce por la Corte Suprema de Justicia, los tribunales de jurisdicción ordinaria y los tribunales de jurisdicción especial.

Los tribunales pueden ser colegiados y unipersonales y se organizarán en Circuitos en cada Circunscripción Judicial.

Artículo 61. Son tribunales de jurisdicción ordinaria: Las Cortes de Apelaciones, los Tribunales Superiores, los Juzgados de Primera Instancia y los Juzgados de Municipio.

Artículo 62. Cada Corte de Apelaciones estará constituida por tres jueces profesionales. Por razones de servicio el Consejo de la Judicatura podrá crear, en una Circunscripción Judicial, una Corte de Apelaciones constituida por varias Salas de tres miembros cada una.

Los jueces que integran la Corte de Apelaciones eligirán de su seno un Presidente, que durará un año en el ejercicio del cargo y podrá ser reelegido.

Artículo 63. Son deberes y atribuciones de las Cortes de Apelaciones, por razón de sus respectivas materias y en el territorio de sus respectivas jurisdicciones:

1º GENERALES:

a) Dirigir las cuestiones de competencia que se susciten entre los funcionarios judiciales, y los conflictos entre éstos y los del orden administrativo, político o militar;

b) Recibir el juramento de los funcionarios que deban prestarlo ante ella, de acuerdo con la ley;

c) Dictar su Reglamento Interno y de Policía y el de los demás tribunales de la Circunscripción. Cuando haya varios juzgados superiores, se acordarán para dictarlo;

d) Formar la estadística de las causas que cursen ante ellas y ante los demás tribunales, de conformidad con las leyes, reglamentos e instrucciones.

...

4º EN MATERIA PENAL:

a) Conocer en apelación de las causas e incidencias decididas por los tribunales de primera instancia en lo penal;

b) Ejercer las atribuciones que les confieren el Código Penal, el Código Orgánico Procesal Penal y las demás leyes nacionales.

Artículo 64. Son atribuciones y deberes de los presidentes de las Cortes de Apelaciones:

1º Presidir la Corte, representarla en los actos oficiales, a menos que se acuerde nombrar otro de sus miembros a tal fin, y dirigir los trabajos del tribunal;

2º Hacer llevar la correspondencia de la Corte y autorizar con su firma las actas, comunicaciones y despachos.

…

Artículo 67. Los jueces de primera instancia penal actuarán como jueces unipersonales, como presidentes de los tribunales mixtos y como presidentes de los tribunales de jurados en la forma y con la competencia establecida en la ley procesal penal y demás leyes.”.

Respecto a los Secretarios, precisa:

“… Artículo 72. Son deberes y atribuciones de los secretarios:

1º Dirigir la secretaría, concurriendo a ella para atender con actividad y eficacia el servicio del público y custodiar el sello del tribunal bajo su responsabilidad.

2º Autorizar con su firma los actos del tribunal.

3º Autorizar las solicitudes que por diligencia hagan las partes, así como también los testimonios y copias certificadas que deban quedar en el tribunal.

4º Autorizar los testimonios y copias certificadas que soliciten los interesados, los cuales sólo expedirán cuando así lo decrete el juez respectivo.

5º Recibir los documentos y escritos que presenten las partes, anotando al píe la fecha y hora de presentación y dar cuenta inmediata al juez o presidente del tribunal.

6º Conservar los Códigos y leyes vigentes para el uso del tribunal.

7º Asistir a las audiencias del tribunal y autorizar con su firma todos los actos.

8º Llevar con toda claridad y exactitud el Libro Diario del tribunal, el cual firmarán conjuntamente con el presidente o juez respectivo al terminar cada audiencia.

Los Diarios de los tribunales accidentales serán llevados por separado.

9º Llevar el Libro Copiador de Sentencias definitivas que dicte el respectivo tribunal.

En las Cortes se llevará separadamente el Libro Copiador de Sentencias Penales.

10. Llevar con toda puntualidad el Libro de Actas y el de Registro de Entradas y Salidas de Causas.

11. Llevar por duplicado el Libro de Registro de Poderes.

12. Llevar por duplicado el Libro de Autenticaciones.

13. Llevar el Libro de Manifestaciones de Esponsales y el de Registro de Partidas de Matrimonio en los Juzgados de Municipio.

14. Llevar, además, los siguientes Libros: el de Acuerdos y Decretos, el Copiador de Correspondencia, el de Conocimiento de Correspondencia y Expedientes, el de Juramento, el de Presentación, el Índice de Expedientes y cualquier otro, necesario para la buena marcha del tribunal, que ordene el Reglamento Interno.

15. Recibir y entregar la Secretaría, el archivo, la biblioteca y el mobiliario del tribunal bajo formal inventario, que se hará por duplicado y firmarán el secretario entrante y el saliente.”.

Del catálogo de artículos antes citados, no se observa facultad alguna dada por la Ley para que un secretario represente de manera autónoma, sin un Juez, ningún acto judicial, por el contrario, se establece un conjunto de funciones las cuales son meramente administrativas sin injerirse en la parte jurisdiccional. 

La función del secretario consiste en refrendar los actos judiciales emanados del órgano judicial decisor, dando fe pública y dejando constancia tanto de la realización del acto y/o decisión así como del cumplimiento del fallo; es decir, el secretario si bien forma parte de la constitución del Tribunal y se requiere de este para tal fin, su función será consecuencia de la presencia del Juez, comportando un rol indispensable para la actividad jurisdiccional pero secundario.

Al respecto, la Sala de Casación Penal del Tribunal Supremo de Justicia, mediante sentencia Nº 649, de fecha 15 de diciembre del 2009,  estableció: 

“...En ese sentido, por obligación de la ley, cualquier dictamen de un tribunal debe ser suscrito por los funcionarios judiciales autorizados para ellos, es decir, el Juez y el secretario, la ausencia de alguna de estas firmas, vicia de nulidad absoluta la decisión, careciendo de certeza jurídica y de validez tanto en su contenido, como en sus efectos, vulnerando flagrantemente el debido proceso, el derecho a la defensa y la tutela judicial efectiva…”.

http://historico.tsj.gob.ve/decisiones/scp/marzo/186020-125-7316-2016-C16-43.HTML